Retrouver du temps et se (re)centrer sur l’essentiel

Visées professionnelles

Dans un contexte professionnel exigeant où la multiplicité des missions altère concentration et efficacité, ce séminaire aide les acteurs de l'action sociale et médico-sociale à identifier les leviers pour mieux gérer leur temps et se recentrer sur les tâches prioritaires.

Il vise à renforcer leur capacité d'organisation et de priorisation pour répondre plus efficacement aux enjeux du secteur tout en préservant leur équilibre professionnel.

Personnes Concernées et prérequis

Professionnels de l'action sociale et médico-sociale travailleurs sociaux, éducateurs spécialisés, responsables de service, agents d'accueil, etc. souhaitant optimiser la gestion de leur temps au service de leurs missions.

Pas de prérequis.

Objectifs opérationnels

• Clarifier les priorités stratégiques et organisationnelles
• Identifier les sources de surcharge
• Poser un plan d'action collectif pour mieux gérer le temps et renforcer le sens au travail.

Contenu

Comprendre et prendre du recul pour poser le diagnostic, prendre conscience des freins, partager les vécus.

• Atelier participatif : Notre temps aujourd'hui
• Brainstorming en sous-groupes : Qu'est-ce qui nous prend du temps ? Qu'est-ce qui nous en libère ?
• Cartographie collective des chronophages réunions, reporting, urgences, mails.
• Conférence interactive : Le paradoxe du temps dans le médico-social
• Apports théoriques : surcharge administrative, injonctions paradoxales, perte de sens.
• Atelier introspectif
• Outil : matrice d'Eisenhower adaptée au médico-social (urgent/important).
• Chaque cadre évalue ses activités actuelles selon cette grille.
• Mise en commun : quels essentiels sont dilués par le quotidien ?
• Clôture Jour 1
• Cercle de parole : chacun partage une prise de conscience ou une difficulté.

Définir nos essentiels

Objectifs : clarifier la vision, distinguer stratégique / opérationnel, fixer les priorités collectives.

• Travail collectif : Qu'est-ce que l'essentiel pour une direction médico-sociale ?
• Définir ensemble les missions cœur (valeurs, accompagnement, pilotage RH, finances, projet d'établissement).
• Différencier "l'essentiel" du "secondaire" et du "superflu".
• Atelier : Le rôle stratégique vs opérationnel
• Travail en binôme : identifier ce qui relève de la direction stratégique, ce qui peut être délégué, ce qui doit être abandonné.
• Exercice pratique : Les 5 priorités stratégiques de l'équipe de direction
• Méthode de co-construction (vote, débat, hiérarchisation).
• Atelier organisationnel
• Redessiner le circuit des décisions, délégations possibles, optimisation des réunions, gestion des mails.
• Outil : diagnostic des réunions quelles réunions supprimer, fusionner ou réinventer ?
• Clôture Jour 2
• Restitution des 5 priorités engagements collectifs provisoires.

Outiller et agir

Objectifs : passer de la réflexion au plan d'action opérationnel.

• Atelier : Boîte à outils de la gestion du temps en direction
• Time blocking, management visuel, réunions debout, modes de communication efficaces, reporting simplifié.
• Partage d'expériences entre pairs.
• Mise en situation : "Une semaine idéale de direction"
• Construction collective d'un agenda-type intégrant temps stratégique, temps terrain, temps de respiration.
• Plan d'action concret :
• Chaque membre formule 3 engagements personnels.
• L'équipe construit une feuille de route collective : ce que nous arrêtons de faire, ce que nous déléguons, ce que nous renforçons.
• Clôture du séminaire
• Engagement final : "Ma prochaine action pour retrouver du temps".
• Mot de la direction générale.

Méthodes, moyens pédagogiques, dispositif d'évaluations

• Alternance d'apports théoriques, d'exercices pratiques et de retours d'expérience.
• Utilisation d'outils collaboratifs et scénarios issus du milieu social/médico-social.
• Mise en œuvre du dispositif d'évaluations incluant évaluation de la satisfaction, auto-évaluation, évaluation de l'atteinte des objectifs.

Animation

Gilbert FABRE, 17 ans d'encadrement d'équipe, dont 7 en équipe de direction et 2 en direction générale, est titulaire d'un DESS de Gestion et d'un DESS de Management par la Qualité. Depuis plus de 20 ans, Gilbert Fabre accompagne les Direction Générales, les Directions et les Équipes d'Encadrement du social et du médico-social, par le conseil, la formation et le coaching, dans les domaines suivants : évaluations, projets, management/communication/coaching, QVCT-RSE. Il est également chargé de cours au CNAM PACA.