Les outils de la secrétaire efficace

Visée professionnelle

Le secrétariat requiert aujourd’hui des compétences techniques, mais aussi des aptitudes relationnelles.

À l’issue de cette formation, les participants auront acquis des repères et des outils pour travailler en confiance et avec efficacité.

Personnes Concernées et Prérequis

Agents administratifs, employés de bureau autodidactes désirant acquérir les bases du secrétariat.

Pas de prérequis.

Objectifs opérationnels

• Faire le point sur son poste, ses points forts, ses difficultés.
• Connaître ou reconnaitre son rôle, ses missions.
• Améliorer sa communication écrite.
• Développer ses aptitudes relationnelles.
• Mieux gérer son temps en planifiant ses tâches.

Contenu

Connaître les spécificités de sa fonction dans la politique de l’établissement :

• Auto-analyse de son poste et repérage de ses difficultés.
• Connaissance des fonctions d’une secrétaire et des attentes de l’établissement.
• Les qualités essentielles à acquérir ou à développer.

Acquérir les techniques de base du secrétariat :

• L’accueil physique et téléphonique : se présenter, installer la confiance, cadrer l’interaction, comprendre le comportement de l’interlocuteur et savoir y répondre.
• Les principaux écrits : objectifs et rédaction (la note d’information, la note de service, la lettre).
• La gestion du temps : sa relation au temps, le repérage des actions génératrices de stress et la reconnaissance des priorités, la planification des tâches.
• Les classements de l’information : les critères d’un bon classement, les inconvénients et les avantages propres à chacun, les choix possibles.

Prendre confiance en soi :

• Travail sur le langage verbal et non verbal.
• Le vocabulaire.
• La voix, le regard, le sourire, la distance.
• La disponibilité aux autres : écoute et reformulation.

Méthodes, moyens pédagogiques, dispositif d’évaluations

• Alternance d’apports théoriques et pratiques (50 / 50 ).
• Échange d’expériences et mises en situation.
• Utilisation de moyens audiovisuels pour l’apprentissage.
• Remise d’un support de cours.
• Les mises en situation permettent d’apprécier l’acquisition des objectifs tout au long de la formation.
• Mise en œuvre du dispositif d’évaluations.

Animation

Patricia RYDZOK, coach, formatrice, consultante et maitre de conférence associée, spécialiste de la communication et de l’accompagnement.