De la secrétaire à l'assistante de direction

Visées professionnelles

La secrétaire remplit des missions de plus en plus diversifiées. Outre ses compétences techniques, elle se doit d’acquérir de nouvelles aptitudes pour faire face à la polyvalence de son poste et se montrer réactive pour évoluer vers la fonction d’assistante.

Personnes Concernées et Prérequis

Secrétaires souhaitant évoluer vers la fonction d’assistante.

Pas de prérequis.

Objectifs opérationnels

• Connaître le fonctionnement de son établissement, y définir son rôle et appréhender les différentes relations de travail.
• Développer ses capacités relationnelles pour mieux communiquer à l’interne et à l’externe.
• Optimiser la gestion de son temps.
• Rendre plus efficaces ses écrits professionnels.
• Gérer la documentation et la rendre accessible à tous.

Contenu

Connaître l’établissement et mon rôle :

• Repérage de l’organisation de l’institution : acteurs, champs de compétence, circuits d’information et de décision.
• Connaissance des partenaires et institutions associés à son champ d’intervention : rôle, services.
• Connaissance des interlocuteurs, du chef de service ou du directeur et modalités des règles : neutralité, confidentialité, filtrage.
• Connaissance des spécificités de sa fonction et des relations de travail à l’interne.

Communiquer oralement :

• Les processus de la communication : agents facilitateurs, agents bloquants.
• Les techniques de l’accueil physique et téléphonique.
• Les situations de blocage : identification et analyse des causes en vue de les dénouer.
• L’adaptation de son message aux caractéristiques de son interlocuteur.
• La transmission d’informations claires et pertinentes.

Communiquer à l’écrit :

• Les divers documents et leurs objectifs : note de service, note d’information, compte rendu, lettre, synthèse.
• La prise de notes : sélection des informations pertinentes et méthodologies.
• La rédaction des documents : clarté et concision. Objectivité et information pertinente. Les notions de lisibilité et de visibilité.

Gérer son temps :

• Ma relation personnelle au temps.
• Les différents types de temps.
• La confiance en soi. Le savoir dire Non aux sollicitations.
• Les outils de gestion du temps.
• La construction d’un objectif personnalisé pour s’améliorer.

Se repérer avec l’information documentaire :

• Les critères d’une bonne information.
• Les critères d’un classement adéquat.
• Les différents classements : inconvénients et avantages.

Méthodes, moyens pédagogiques, dispositif d’évaluations

• Alternance d’apports théoriques et pratiques (50 / 50).
• Échange d’expériences et mises en situation.
• Utilisation de moyens audiovisuels pour l’apprentissage.
• Remise d’un support de cours.
• Les mises en situation permettent d’apprécier l’acquisition des objectifs tout au long de la formation.
• Mise en œuvre du dispositif d’évaluations.

Note

Il est demandé de vous munir de l’organigramme de votre structure ainsi que de vos écrits rédigés (1 note de service, 1 note d’information, 1 compte rendu, 1 lettre).

Animation

Patricia RYDZOK, coach, formatrice, consultante et maitre de conférence associée, spécialiste de la communication et de l’accompagnement.