Se mettre en conformité au regard des exigences du référentiel d’évaluation HAS

Vous souhaitez préparer la future visite d’évaluation (anciennement « évaluation externe ») de votre structure ? Nous vous proposons de vous donner des clés de lecture et des méthodes afin de bien préparer votre visite d’évaluation en y intégrant les nouvelles exigences du référentiel HAS d’évaluation de la qualité des ESSMS qui trouveront à s’appliquer. Pour ce faire, nous vous proposons un accompagnement sous forme de 5 modules à la carte en fonction de vos besoins et de vos prochaines échéances en la matière, avec comme point d’orgue, si vous le souhaitez, de réaliser une première autoévaluation dans les conditions de la visite d’évaluation.

Note : certaines phases de l’accompagnement (les modules 4 et 5 en particulier) sont réalisées sous la forme d’action de conseil.

Tous salariés concernés par la mise en œuvre de la nouvelle démarche d’évaluation de la qualité en ESSMS.

Pas de prérequis.

• Identifier les enjeux et les attendus du nouveau référentiel d’évaluation HAS.
• Comprendre l’architecture du nouveau référentiel.
• Décrypter les nouvelles méthodes d’évaluation.
• Savoir poser un diagnostic partant de l’analyse qualitative et quantitative des indicateurs du référentiel HAS.
• Formaliser un plan d’action réaliste en priorisant les axes de travail et en tenant compte du calendrier d’évaluation.
• Appliquer l’approche par les processus et les risques (optionnel).
• Réaliser une première autoévaluation dans les conditions de la visite d’évaluation (optionnel).

Rappels sur les fondements de la démarche qualité

• Sens donné à la démarche qualité jusqu’à aujourd’hui.
• Prémices d’une démarche qualité : intérêt, impacts.

Analyse du nouveau référentiel d’évaluation des ESSMS

• Enjeux et nécessaire adaptation de nos ESSMS.
• Analyse du référentiel d’évaluation de la HAS.
• Nouveau vocabulaire et nouvelles approches : « accompagné traceur », « traceur ciblé », « l’audit système ».
• Articulation à trouver avec l’existant.

Autodiagnostic : de la démarche qualité à l’approche par les processus et par les risques

• Principaux processus et risques y afférant, cartographie, indicateurs de mesure de l’efficacité (KPI), mise en place et suivi comme aide à la décision.
• Envisager sereinement l’évaluation avec le nouveau référentiel.

Les étapes incontournables dans la mise en place de l’évaluation (travaux en ateliers) 

• Engagement de la direction, orientations prioritaires, conduite du changement.
• Manager le projet : étapes et présentation aux équipes
• Quelle organisation ? Quel suivi ? Quelles compétences ? Quelle mesure de l’efficacité de ce travail ? Quel plan de communication.
• Établir votre cartographie des processus et formaliser la description complète d’un processus (et où se situent les risques).

Lors de chaque journée de travail, une planification préalable du contenu de la journée vous est proposée par l’intervenant.

Il met à votre disposition un document Excel correspondant à la transposition des 157 indicateurs du référentiel. Chaque indicateur est repris avec le groupe projet pour le positionner sur l’échelle à 4 niveaux.

À l’issue de cette deuxième étape, une synthèse apparaît sous forme de graphique, laissant apparaître les points forts et les points sensibles de votre structure servant de base à la co-construction de votre plan d’actions. Dans le cadre de ce module il est aussi possible d’envisager de remplir directement la plateforme SYNAE.

Notre accompagnement formatif propose des items déclinant l’indicateur sous ses différents aspects, facilitant ainsi le questionnement des participants sur les informations à fournir. Il en résulte une identification des points forts et des points sensibles aboutissant à la formulation d’un diagnostic.

L’analyse précédente conduit à l’identification des points forts et points sensibles de la structure au regard des exigences du référentiel HAS. Ces résultats, chiffrés, vous permettent de définir les priorités d’actions. A partir de ces priorités, un plan d’actions est co-construit par le consultant, la direction et le groupe projet, indiquant une planification dans le temps des actions à mettre en œuvre. Une fois validé par vos soins, il vous revient d’en assurer le suivi.

Selon les priorités identifiées et les ressources de votre structure permettant d’y apporter des réponses adaptées, nous pouvons mettre à votre disposition un consultant sur un nombre de jours qu’il conviendra de définir ensemble, une fois le plan d’actions validé, sur tout ou partie des priorités définies (exemple : réalisation d’une cartographie des processus, description des processus et procédures, réponses aux exigences en matière de QVCT, GPEC, gestion des risques…).

Une fois votre structure mise en conformité au regard des exigences du référentiel HAS, nous pouvons réaliser une évaluation à blanc dans les conditions de la future visite d’évaluation ainsi qu’un accompagnement au remplissage de l’application SYNAE. Elle vous permet, ainsi, de vous mettre dans les conditions de la future visite, par les experts visiteurs, d’une part et, d’autre part, de vous assurer de la pertinence des différents éléments mis en place dans le cadre de votre plan d’actions (durée indicative : en fonction des spécificités de votre structure).

• Exercices, ateliers de groupe, échanges, apports techniques et méthodologiques, diaporama, synthèses faites par l’animateur et utilisation d’outils permettant aux participants de s’approprier l’ensemble de ces éléments.
• En outre, les apports s’appuient sur le manuel d’évaluation et les FAQ de la HAS, et le dernier module implique le remplissage de grilles via la plateforme SYNAE.
• Mise en œuvre du dispositif d’évaluation.

Gilbert FABRE, 17 ans d’encadrement d’équipe, dont 7 en équipe de direction et 2 en direction générale, est titulaire d’un DESS de Gestion et d’un DESS de Management par la Qualité. Depuis 20 ans, Gilbert Fabre accompagne les Direction Générales, les Directions et les Équipes d'Encadrement du social et du médico-social, par le conseil, la formation et le coaching. Il est intervenu dans plus de 200 ESSMS.

Gérald GIMÉNO, titulaire de Master II en Gestion et en Management des ESSMS. Formateur intervenant dans le secteur social et médico-social depuis 2008. Chargé de cours au CNAM PACA (GEMMS, diplôme de niveau 7) et à l’IMPGT (Master 2 MESS, diplôme de niveau 7), Aix-en-Provence.

Et autres intervenants experts.

• Formation très opérationnelle
• Réalisation (optionnelle) d’une première autoévaluation selon les attendus de la visite d’évaluation.