Organisation du bureau et méthodes

Code 075
Durée 35 h
Tarif 994 €
Participants 0 à 0
Inter
Intra
La Grande Motte du 23 au 27/05/16
Formation sur mesure réalisable dans vos locaux ou à la Grande Motte Fiche contact

Personnes Concernées

Agents administratifs, employés de bureau, secrétaires du secteur social et médico-social qui souhaitent prendre le recul nécessaire afin d'améliorer l'organisation du travail de secrétariat et optimiser leur temps.

Objectifs

  • Organiser et gérer le secrétariat avec méthode et rigueur.
  • Mettre en place des procédures méthodiques de travail adaptées aux différents environnements de chacun.
  • Organiser et gérer les dossiers en conformité avec la réglementation.
  • Optimiser son temps de travail pour gagner en efficacité.

Contenu

Rôle et fonction de la secrétaire.

Organisation matérielle des bureaux

  • Diagnostic de son organisation actuelle,
  • Règles pour bien organiser son espace de travail.

Organisation et gestion des dossiers

  • Le classement et l'archivage des dossiers (notamment le dossier de l'usager au regard de la loi Janvier 2002...).
  • Les documents : leur exploitation, les circuits de communication, la mise en œuvre des procédures.
  • Les imprimés : création, utilisation.

L'organisation de son temps de travail

  • Identifier les sources de pertes de temps.
  • Organiser son emploi du temps en fonction des vraies priorités.
  • Mieux équilibrer sa charge de travail, réduire les urgences.
  • Maîtriser la répartition des tâches.

Méthodes, moyens pédagogiques, évaluation des résultats

La formation débutera par un temps d'autodiagnostic individuel et collectif afin de faire le point sur ses pratiques actuelles et son style personnel d'organisation.

Les outils et méthodes seront ensuite travaillées sur chacun des points afin d'améliorer le fonctionnement du bureau.

Alternance d'apports méthodologiques ou techniques et d'exercices pratiques.

Utilisation de test et de grilles d'autodiagnostic.

Étude de cas concrets, réalisation de documents.

Exercices et tests de contrôles de connaissance.

Animation

Catherine GUERS et Richard LUCAN

Note

Les stagiaires doivent se munir de notes d'information, notes de service, imprimés réalisés par eux mêmes ou à réaliser...