De la secrétaire à l'assistante de direction

Contexte

La secrétaire remplit des missions de plus en plus diversifiées. Outre ses compétences techniques, elle se doit d'acquérir de nouvelles aptitudes pour faire face à la polyvalence de son poste et se montrer réactive pour évoluer vers la fonction d'assistante.

Personnes Concernées

Secrétaires souhaitant évoluer vers la fonction d'assistante.

Objectifs

• Connaître le fonctionnement de son établissement, y définir son rôle et appréhender les différentes relations de travail.
• Développer ses capacités relationnelles pour mieux communiquer à l'interne, à l'externe.
• Optimiser la gestion de son temps.
• Rendre plus efficace ses écrits professionnels.
• Gérer la documentation et la rendre accessible à tous.

Contenu

L'établissement et soi :

• Repérage de l'organisation de l'institution : acteurs, champs de compétence, circuits d'information et de décision.
• Connaissance des partenaires et institutions associés à son champ d'intervention : rôle, services.
• Connaissance des interlocuteurs du chef de service ou du directeur et modalités des règles : neutralité, confidentialité, filtrage.
• Connaissance des spécificités de sa fonction et des relations de travail à l'interne.

La communication orale :

• Les processus de la communication : agents facilitateurs, agents bloquants.
• Les techniques de l'accueil physique et téléphonique.
• Les situations de blocage : identification et analyse des causes en vue de les dénouer.
• L'adaptation de son message aux caractéristiques de son interlocuteur.
• La transmission d'informations claires et pertinentes.

La communication écrite :

• Les divers documents et leurs objectifs : note de service, note d'information, compte rendu, lettre, synthèse.
• La prise de notes : sélection des informations pertinentes et méthodologie.
• La rédaction des documents : clarté et concision. Objectivité et information pertinente. Les notions de lisibilité et de visibilité.

La gestion de son temps :

• Ma relation personnelle au temps.
• Les différents types de temps.
• La confiance en soi. Le savoir dire Non aux sollicitations.
• Les outils de gestion du temps.
• La construction d'un objectif personnalisé pour s'améliorer.

L'information documentaire :

• Les critères d'une bonne information.
• Les critères d'un classement adéquat.
• Les différents classements : inconvénients et avantages.

Méthodes, moyens pédagogiques, évaluation des résultats

Alternance d'apports théoriques et pratiques. Échange d'expériences. Mises en situation. Moyens audiovisuels. Remise d'un support de cours.

Tests de contrôle des connaissances sous forme d'exercices et de jeux de rôles.

Animation

Pascale THOMAS