Intégrer l'approche par les processus et par les risques dans la démarche d'évaluation en ESSMS

L’un des premiers chantiers de la HAS dans le social et le médicosocial, concerne l’élaboration d’un projet de référentiel commun pour l’évaluation de nos ESSMS. Il apparaît donc clairement que la démarche qualité insufflée par la Loi 2002-2 va être complétée de deux nouvelles approches structurées, complémentaires et indissociables : l’approche par les processus et l’approche par les risques.

La notion d’évaluation se verra ainsi englobée dans une approche processus de nos structures. Cette approche poursuit le travail déjà entamé de longue date : mettre le bénéficiaire au centre du dispositif, en décrivant l’organisation pour fonctionner comme un système intégré et complet.

La deuxième approche est celle par les risques. Elle permet de comprendre les impacts sur les objectifs et les résultats attendus. Cette approche permettra donc d’identifier les risques pour chacun des processus clés en vue d’en assurer leur maîtrise et leur amélioration continue.

Il s’agira de formaliser, pour chaque processus, la mise en place des contrôles nécessaires (en fonction du risque) permettant de prévenir les évènements indésirables.

Directions-Générales, Comités de direction, Directions, Membres des Instances décisionnaires, responsables et référents qualité (groupe de 5 à 15 stagiaires). Pas de prérequis.

• Décrypter les attendus du nouveau référentiel d’évaluation HAS.
• Identifier les enjeux en lien avec ces nouvelles exigences.
• Appliquer l’approche par les processus et les risques.
• Articuler ces deux approches avec les démarches d’évaluation déjà mises en œuvre.
• Savoir conduire ce changement.

Démarches d’amélioration continue dans nos ESSMS

• Sens donné à la démarche qualité jusqu’à aujourd’hui.
• Prémices d’une démarche qualité : intérêt, impacts.

Changement de paradigme

• Analyse du projet de référentiel d’évaluation de la HAS.
• Nouveau vocabulaire et nouvelles approches :
• « accompagné traceur »,
• « traceur ciblé »,
• « l’audit système ».
• Enjeux et nécessaire adaptation de nos ESSMS.
• Articulation à trouver avec l’existant.

Autodiagnostic : de la démarche qualité à l’approche par les processus et par les risques

• Principaux processus et risques y afférant, cartographie, indicateurs de mesure de l’efficacité (KPI), mise en place et suivi comme aide à la décision.
• Envisager sereinement l’évaluation avec le nouveau référentiel.

Mettre en place l’évaluation (travaux en ateliers) :

• Engagement de la direction, orientations prioritaires, conduite du changement.
• Manager le projet : étapes et présentation aux équipes
• compétences à avoir ou à acquérir
• quelle organisation ? Quel suivi ? Qu’elle mesure de l’efficacité de ce travail ?
• plan de communication
• Établir votre cartographie des processus et formaliser la description complète d’un processus (et où se situent les risques).

• Exercices, ateliers de groupe, échanges, apports techniques et méthodologiques, échanges, diaporama, synthèses faites par l’animateur et utilisation d’outils permettant aux participants de s’approprier l’ensemble de ces éléments.
• Mise en œuvre du dispositif d’évaluation.

Gilbert FABRE, 17 ans d’encadrement d’équipe, dont 7 en équipe de direction et 2 en direction générale, est titulaire d’un DESS de Gestion et d’un DESS de Management par la Qualité. Depuis 20 ans, Gilbert Fabre accompagne les Direction Générales, les Directions et les Équipes d'Encadrement du social et du médico-social, par le conseil, la formation et le coaching. Il est intervenu dans plus de 200 ESSMS.

Le contenu du programme est susceptible d’être amendé en fonction de la parution de la version définitive du référentiel d’évaluation HAS et des éventuels guides de bonnes pratiques à paraitre en 2022.