De la secrétaire à l'assistante de direction

Visées professionnelles

La secrétaire remplit des missions de plus en plus diversifiées. Outre ses compétences techniques, elle se doit d’acquérir de nouvelles aptitudes pour faire face à la polyvalence de son poste et se montrer réactive pour évoluer vers la fonction d’assistante.

Personnes Concernées et Prérequis

Secrétaires souhaitant évoluer vers la fonction d’assistante.

Pas de prérequis.

Objectifs opérationnels

• Connaître le fonctionnement de son établissement, y définir son rôle et appréhender les différentes relations de travail.
• Développer ses capacités relationnelles pour mieux communiquer à l’interne et à l’externe.
• Optimiser la gestion de son temps.
• Rendre plus efficaces ses écrits professionnels.
• Gérer la documentation et la rendre accessible à tous.

Contenu

Connaître l’établissement et mon rôle

• Repérage de l’organisation de l’institution : acteurs, champs de compétence, circuits d’information et de décision.
• Connaissance des partenaires et institutions associés à son champ d’intervention : rôle, services.
• Connaissance des interlocuteurs, du chef de service ou du directeur et modalités des règles : neutralité, confidentialité, filtrage.
• Connaissance des spécificités de sa fonction et des relations de travail à l’interne.

Communiquer oralement

• Les processus de la communication : agents facilitateurs, agents bloquants.
• Les techniques de l’accueil physique et téléphonique.
• Les situations de blocage : identification et analyse des causes en vue de les dénouer.
• L’adaptation de son message aux caractéristiques de son interlocuteur.
• La transmission d’informations claires et pertinentes.

Communiquer à l’écrit

• Les divers documents et leurs objectifs : note de service, note d’information, compte rendu, lettre, synthèse.
• La prise de notes : sélection des informations pertinentes et méthodologies.
• La rédaction des documents : clarté et concision. Objectivité et information pertinente. Les notions de lisibilité et de visibilité.

Gérer son temps

• Ma relation personnelle au temps.
• Les différents types de temps.
• La confiance en soi. Le savoir dire Non aux sollicitations.
• Les outils de gestion du temps.
• La construction d’un objectif personnalisé pour s’améliorer.

Se repérer avec l’information documentaire

• Les critères d’une bonne information.
• Les critères d’un classement adéquat.
• Les différents classements : inconvénients et avantages.

Méthodes, moyens pédagogiques, dispositif d’évaluations

• Alternance d’apports théoriques et pratiques (50 %-50 %).
• Échange d’expériences et mises en situation.
• Utilisation de moyens audiovisuels pour l’apprentissage.
• Remise d’un support de cours.
• Les mises en situation permettent d’apprécier l’acquisition des objectifs tout au long de la formation.
• Mise en œuvre du dispositif d’évaluations (cf. p. 5).

Note

Il est demandé de vous munir de l’organigramme de votre structure ainsi que de vos écrits rédigés (1 note de service, 1 note d’information, 1 compte rendu, 1 lettre).

Animation

Patricia RYDZOK, coach, formatrice, consultante et maitre de conférence associée, spécialiste de la communication et de l’accompagnement.

Les + de la formation

Une pédagogie active qui implique le stagiaire dans un partage d’expérience constructif et instructif.