Elaborer sa cartographie et ses fiches processus, en lien avec la démarche qualité en EHPAD

Visées professionnelles

Au 1 Avril 2018, la Haute Autorité de Santé HAS a intégré les missions de l'ANESM.

L'un des premiers chantiers de la HAS dans le social et le médicosocial, concerne l'élaboration d'un référentiel commun pour l'évaluation de nos ESSMS.

Il apparaît alors clairement que la démarche qualité insufflée par la Loi 2002-2 est complétée de deux nouvelles approches structurées, complémentaires et indissociables :

• L'approche par les processus
• L'approche par les risques

En effet, dans la présentation des méthodes évaluatives, le référentiel d'évaluation de la HAS indique :

"3.2 Traceur ciblé [...évaluer la mise en œuvre réelle d'un processus sur le terrain, ainsi que sa maîtrise. L'évaluation part du terrain pour remonter vers le processus.] "

"3.3 Audit système [...s'assurer de la maîtrise des processus mis en œuvre et de leur capacité à atteindre les objectifs. L'évaluation part dudes processus jusqu'à sa(leur) mise en œuvre réelle par les professionnels. Pour ce faire, l'intervenant de l'organisme rencontre la gouvernance de l'ESSMS avant de s'entretenir avec les professionnels de terrain pour évaluer la maîtrise des processus sur le terrain.]"

L'expert visiteur aura donc, parmi ses missions de visite d'évaluation, à s'assurer de votre capacité à maîtriser les processus de votre organisation.

Maîtriser les processus de votre organisation signifie démontrer votre capacité à dire ce que vous faites de manière formalisée, faire ce que vous dites en vue d'atteindre les objectifs définis. Autrement dit : IDENTIFIER et FORMALISER les processus de votre ORGANISATION et, pour chacun d'eux, définir un ou des objectifs.

Ainsi, la première étape de la maîtrise d'une organisation passe par sa FORMALISATION : du point de vue de la démarche qualité, on ne maîtrise QUE ce qui est ECRIT.

Personnes Concernées et Prérequis

Le comité de pilotage qualité, le référent/responsable qualité, la direction.

Avoir pris connaissance des exigences du référentiel d'évaluation HAS.

Objectifs opérationnels

• Comprendre le déploiement de l'approche par processus
• Apprendre à élaborer sa cartographie des processus
• Apprendre à rédiger ses processus sous forme de procédures

Contenu

Quelles différences entre processus, procédures et protocoles ?

Qu'est-ce qu'une cartographie des processus ?

L'intérêt d'élaborer sa cartographie des processus

Identifier ses processus et élaborer en équipe sa cartographie des processus

Qu'est-ce qu'une procédure ?

L'intérêt de formaliser ses processus sous forme de procédure, à l'aune du nouveau référentiel d'évaluation de la HAS

Comment rédiger en groupe une procédure ?

Apprendre à rédiger vos processus sous forme de procédures :

• identifier les éléments d'entrée et de sortie du processus
• identifier les tâches à réaliser
• pour chaque tâche, identifier les responsabilités et les modalités de mise en œuvre
• définir les modalités de contrôle du processus
• identifier le responsable du processus et ses missions
• définir les indicateurs de mesure de l'efficacité du processus

Nous vous proposons 3 options.

A vous de décider si vous choisissez l'option 1, la 2 ou la 3 :

C'est l'objet du contenu proposé ci-dessus.

Nous élaborons avec vous :

• votre cartographie des processus
• une ou deux procédures
• un ou deux protocoles.

L'objectif est de travailler ensemble la méthode afin de vous l'approprier pour que vous élaboriez, ensuite, en autonomie, l'ensemble de vos procédures et protocoles.

C'est l'objet du contenu proposé ci-dessus.

Nous élaborons avec vous :

• votre cartographie des processus
• environ 50% des procédures
• les principaux protocoles.

Après avoir travaillé ensemble environ la moitié de vos procédures, il vous restera, ensuite à finaliser l'autre moitié, selon la méthode préconisée.

Nous élaborerons ensemble cette liste de documents à réaliser par vous en autonomie.

C'est l'objet du contenu proposé ci-dessus.

Nous élaborons/revoyons avec vous :

• votre cartographie des processus
• l'intégralité des procédures
• les principaux protocoles.

Il vous restera, ensuite, à finaliser les quelques documents restants, si besoin.

Nous élaborerons ensemble cette liste, éventuelle.

Méthodes, moyens pédagogiques, dispositif d'évaluations

Exercices, ateliers de groupe, échanges, apports techniques et méthodologiques, échanges, diaporama, mises en situation et utilisation d'outils permettant aux participants de s'approprier l'ensemble de ces éléments.

Coordination

Gérald GIMENO, titulaire de Master 2 en Droit, en Gestion et en management des ESSMS. Formateur intervenant dans le secteur social et médico-social depuis 2008. Chargé de cours au CNAM PACA GEMMS et à l'IMPGT Master 2 MESS, Aix-en-Provence.

Animation

Gilbert FABRE, 17 ans d'encadrement d'équipe, dont 7 en équipe de direction et 2 en direction générale, est titulaire d'un DESS de Gestion et d'un DESS de Management par la Qualité. Depuis plus de 20 ans, Gilbert Fabre accompagne les Direction Générales, les Directions et les Équipes d'Encadrement du social et du médico-social, par le conseil, la formation et le coaching, dans les domaines suivants : évaluations, projets, management/communication/coaching, QVCT-RSE. Il est également chargé de cours au CNAM PACA.

ou Isabelle PHILIPPE, 17 ans d'encadrement d'équipe, elle est titulaire d'un CAFDES. Depuis 10 ans, Isabelle PHILIPPE accompagne les Directions et les Equipes d'Encadrement du social et du médico-social, par le conseil et la formation.

Conditions matérielles

Salle équipée d'un tableau avec feuilles de papier, vidéoprojecteur et suffisamment spacieuse.