De la secrétaire à l'assistante de direction
La Grande Motte | du 25/05 au 26/06/20 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
La Grande Motte du 25 au 29/05/20 La Grande Motte du 22 au 26/06/20 |
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Formation sur mesure réalisable dans vos locaux ou à la Grande Motte | Fiche contact |
Visées professionnelles
La secrétaire remplit des missions de plus en plus diversifiées. Outre ses compétences techniques, elle se doit d’acquérir de nouvelles aptitudes pour faire face à la polyvalence de son poste et se montrer réactive pour évoluer vers la fonction d’assistante.
Personnes Concernées et Prérequis
Secrétaires souhaitant évoluer vers la fonction d’assistante.
Objectifs opérationnels
- Connaître le fonctionnement de son établissement, y définir son rôle et appréhender les différentes relations de travail.
- Développer ses capacités relationnelles pour mieux communiquer à l’interne et à l’externe.
- Optimiser la gestion de son temps.
- Rendre plus efficaces ses écrits professionnels.
- Gérer la documentation et la rendre accessible à tous.
Contenu
Connaître l’établissement et mon rôle
- Repérage de l’organisation de l’institution : acteurs, champs de compétence, circuits d’information et de décision.
- Connaissance des partenaires et institutions associés à son champ d’intervention : rôle, services.
- Connaissance des interlocuteurs, du chef de service ou du directeur et modalités des règles : neutralité, confidentialité, filtrage.
- Connaissance des spécificités de sa fonction et des relations de travail à l’interne.
Communiquer oralement
- Les processus de la communication : agents facilitateurs, agents bloquants.
- Les techniques de l’accueil physique et téléphonique.
- Les situations de blocage : identification et analyse des causes en vue de les dénouer.
- L’adaptation de son message aux caractéristiques de son interlocuteur.
- La transmission d’informations claires et pertinentes.
Communiquer à l’écrit
- Les divers documents et leurs objectifs : note de service, note d’information, compte rendu, lettre, synthèse.
- La prise de notes : sélection des informations pertinentes et méthodologies.
- La rédaction des documents : clarté et concision. Objectivité et information pertinente. Les notions de lisibilité et de visibilité.
Gérer son temps
- Ma relation personnelle au temps.
- Les différents types de temps.
- La confiance en soi. Le savoir dire Non aux sollicitations.
- Les outils de gestion du temps.
- La construction d’un objectif personnalisé pour s’améliorer.
Se repérer avec l’information documentaire
- Les critères d’une bonne information.
- Les critères d’un classement adéquat.
- Les différents classements : inconvénients et avantages.
Méthodes, moyens pédagogiques, évaluation des résultats
- Alternance d’apports théoriques et pratiques (50 %-50 %).
- Échange d’expériences et mises en situation.
- Utilisation de moyens audiovisuels pour l’apprentissage.
- Remise d’un support de cours.
- Les mises en situation permettent d’apprécier l’acquisition des objectifs tout au long de la formation.
- Grille de satisfaction et d’auto-évaluation des acquis de la formation.
Note
Il est demandé de vous munir de l’organigramme de votre structure ainsi que de vos écrits rédigés (1 note de service, 1 note d’information, 1 compte rendu, 1 lettre).
Animation
Patricia Rydzok, Coach, Formatrice, Consultante et Maitre de conférence associée, spécialiste de la communication et de l’accompagnement.
Les + de la formation
Une pédagogie active qui implique le stagiaire dans un partage d’expérience constructif et instructif.