Outils et méthodes pour adapter un planning avec Excel

Présentation

Chaque service a ses particularités et le marché n'offre pas de solution sur mesure adaptée. Il est plus performant de se créer son propre outil en utilisant un logiciel standard, comme le tableur Excel.

A partir d'un exemple préétabli sous Excel, l'objectif de ce stage est de s'approprier les techniques d'Excel afin de personnaliser ses plannings en tenant compte des spécificités de l'établissement et de chaque service.

Personnes Concernées

Professionnel souhaitant automatiser la gestion des plannings du personnel. Une connaissance de l'informatique, et notamment d'Excel est indispensable.

Il est recommandé aux participants d'avoir préalablement réfléchi aux contraintes des plannings à réaliser pour partir avec une ébauche avancée du projet à mettre en place.

Prérequis

Une connaissance d'Excel est indispensable, comme celle attendue à la fin du stage Actualiser ses connaissances d'Excel.

Objectifs

• Etudier les principales fonctions nécessaires aux calculs de durée,
• Analyser et définir les contraintes et la périodicité,
• Automatiser les différentes tâches.

Contenu

L'automatisation des tâches :

• Rappel des notions d'Excel,
• Le traitement des dates,
• Les formats conditionnels,
• Les formules de calculs.

Le prévisionnel :

• Contrôle vis à vis des contraintes,
• La définition d'équipe,
• Les possibilités de remplacement.

Le réalisé :

• La récupération des données,
• Le traitement et les écarts avec le prévisionnel.

Le côté juridique

• Rappel des règles applicables au temps de travail dans le secteur social et médicosocial (accord de branche Avril 1999),
• Vérifications pratiques du respect des différentes dispositions légales sur les plannings réalisés par les stagiaires (repos quotidien, repos hebdomadaire, amplitude, pause, régime des équivalences, calcul d'annualisation, etc).

Méthodes, moyens pédagogiques, évaluation des résultats

Les stagiaires sont placés en situation individuelle, chacun travaillant sur son ordinateur. Le formateur utilise un vidéo projecteur.

Cette approche interactionnelle permet une mise en pratique des apports théoriques et méthodologiques.

Les exercices pratiques seront illustrés par des mises en situation qui permettront l'ébauche du projet de chaque participant.

A l'issue de ce stage, 7 rendez-vous d'une heure, par des moyens informatiques adaptés comme la visio-conférence et la prise en main à distance de l'ordinateur seront pris avec le formateur.

L'objectif de ce suivi post-formation étant de compléter par des mises en pratique personnalisées sur des situations exposées par l'apprenant les apports méthodologiques acquises en groupe.

Animation

Michel POUVREAU et/ou Dominique CHAUSSARD et Maître Frédéric AURIOL

Note

Pour des raisons pédagogiques, ce stage est limité à 6 participants.

Parcours

Ce stage peut être complété par des stages comme :

• Actualisation des formules complexes d'Excel
• Les macros sous Excel