Connaître les spécificités de sa fonction dans la politique de l’établissement :
Auto-analyse de son poste et repérage de ses difficultés.
Connaissance des fonctions d’une secrétaire et des attentes de l’établissement.
Les qualités essentielles à acquérir ou à développer.
Acquérir les techniques de base du secrétariat :
L’accueil physique et téléphonique : se présenter, installer la confiance, cadrer l’interaction, comprendre le comportement de l’interlocuteur et savoir y répondre.
Les principaux écrits : objectifs et rédaction (la note d’information, la note de service, la lettre).
La gestion du temps : sa relation au temps, le repérage des actions génératrices de stress et la reconnaissance des priorités, la planification des tâches.
Les classements de l’information : les critères d’un bon classement, les inconvénients et les avantages propres à chacun, les choix possibles.
Prendre confiance en soi :
Travail sur le langage verbal et non verbal.
Le vocabulaire.
La voix, le regard, le sourire, la distance.
La disponibilité aux autres : écoute et reformulation.