Animer des réunions de synthèse : une méthodologie active

Contexte

Les réunions de « synthèse » (réunion servant à formaliser et à évaluer l'accompagnement personnalisé proposé aux usagers) peuvent prendre beaucoup de place sur le temps de travail. Insuffisamment préparées, sans véritable méthode de travail, si ce n'est le traditionnel tour de table des participants, elles deviennent parfois « contre-productives ». Comment exploiter, véritablement, ces moments de travail collectifs ?

Personnes Concernées

Tout professionnel ayant à préparer et animer des réunions de synthèse, mais également tout professionnel désirant améliorer sa participation et, par là-même, la qualité des réunions de synthèse auxquelles il est convié.

Objectifs

• Disposer d'une méthodologie de préparation et de conduite des réunions de synthèse ;
• Savoir fixer des objectifs clairs et réalistes et se faire épauler dans le déroulement de la réunion ;
• Savoir organiser la réflexion en partant des besoins et attentes de l'usager pour faire émerger des hypothèses de travail et un plan d'action.

Contenu

Des réunions préparées et intégrées dans l'action de l'équipe :

• L'intégration et l'exploitation des temps de réunion aussi bien dans le processus de travail de chacun que dans la démarche collective qui est à développer,
• Une démarche d'ensemble à prévoir qui va de la convocation au démarrage de la réunion, des appels à contributions préalables à la programmation des sujets à aborder, du choix des méthodes de travail aux choix des participants.

Des réunions de travail maitrisées dans la forme pour s'assurer d'une réelle avancée sur le fond :

• « Cadrer » dès les premières minutes et énoncer les règles de déroulement
• Exposer l'objectif de la réunion et enchainer en répartissant les rôles les plus pertinents dans le groupe de travail,
• Conclure et relater ensuite les conclusions d'une réunion et en dégager les implications dans le fonctionnement de la structure,

Méthodes, moyens pédagogiques, évaluation des résultats

Méthodes essentiellement actives avec apports méthodologiques et pratiques. Mises en situation pratique et participation à des groupes d'entrainement à l'analyse de situations de conduite de réunion.

Exercices et supports d'autoévaluation des acquisitions.

Animation

Jérémie POLGE.